Số hóa tài liệu, văn bản & Số hóa dữ liệu: Bước đầu của chuyển đổi số
Chuyển đổi số là một thách thức lớn đối với nhiều tổ chức. Ai cũng hiểu được lợi ích và kết quả mà nó mang lại, nhưng quá trình thực hiện lại không hề dễ dàng. Chưa có đơn vị nào khẳng định rằng quá trình chuyển đổi số của mình đạt thành công 100%.
Sau nhiều năm nghiên cứu và triển khai, các doanh nghiệp đều nhận ra rằng số hóa dữ liệu nói chung và số hóa tài liệu, văn bản, hình ảnh, giấy tờ… nói riêng là bước khởi đầu, đồng thời cũng là bước quan trọng nhất trong hành trình chuyển đổi số.
Số hóa dữ liệu là gì?
Quá trình chuyển đổi số bắt đầu bằng việc số hóa dữ liệu – chuyển đổi dữ liệu truyền thống từ dạng giấy tờ và analog sang định dạng kỹ thuật số, lưu trữ trên máy chủ hoặc nền tảng đám mây. Việc số hóa dữ liệu, tài liệu hay văn bản không làm thay đổi nội dung thông tin mà chỉ chuyển đổi sang định dạng số.
Ví dụ, khi một báo cáo được quét và lưu dưới dạng PDF, nội dung báo cáo vẫn được giữ nguyên, chỉ là ở một hình thức khác.
Hệ thống số hóa dữ liệu bao gồm:
Hệ thống số hóa dữ liệu bao gồm ba yếu tố chính: thiết bị, phần mềm và dịch vụ số hóa tài liệu.
- Thiết bị: Bao gồm hệ thống máy quét và các thiết bị CNTT hỗ trợ khác, phục vụ cho quá trình số hóa.
- Phần mềm: Các hệ thống quản lý tài liệu và hồ sơ đã số hóa, bao gồm các định dạng phổ biến như text, Word, Excel, PDF, báo cáo thống kê, giúp lưu trữ, truy cập và quản lý dữ liệu dễ dàng.
- Dịch vụ số hóa: Cung cấp giải pháp toàn diện chuyển đổi dữ liệu từ dạng analog sang dạng kỹ thuật số, bao gồm:
- Cho thuê máy quét và thiết bị hỗ trợ.
- Nhập liệu từ các nguồn như giấy tờ, hình ảnh, băng đĩa,…
- Chuyển đổi sang các định dạng phổ biến như text, Word, Excel, PDF.
- Dịch vụ BPO (Business Process Outsourcing) – Thuê ngoài các quy trình nghiệp vụ như nhập liệu và quản lý hồ sơ.
Tầm quan trọng của số hóa dữ liệu và tài liệu
1. Lưu trữ dữ liệu an toàn và hiệu quả
- Tiết kiệm không gian: Số hóa giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ, giải phóng diện tích văn phòng so với lưu trữ tài liệu giấy.
- Bảo vệ dữ liệu: Dữ liệu số hóa không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố môi trường như ẩm mốc, cháy nổ, giúp bảo vệ dữ liệu tốt hơn.
- Tiết kiệm chi phí: Giảm thiểu chi phí liên quan đến in ấn, lưu trữ và bảo quản tài liệu giấy.
2. Truy cập dữ liệu linh hoạt và nhanh chóng
- Truy cập mọi lúc, mọi nơi: Dễ dàng truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet, không giới hạn về thời gian hay địa điểm.
- Tìm kiếm hiệu quả: Nhanh chóng và chính xác nhờ chức năng tìm kiếm nâng cao.
- Chia sẻ dễ dàng: Chỉ cần vài thao tác đơn giản là có thể chia sẻ dữ liệu với đồng nghiệp, đối tác.
3. Tăng cường hiệu quả công việc
- Thúc đẩy trao đổi thông tin: Nâng cao hiệu quả phối hợp công việc giữa các phòng ban.
- Giảm thiểu sai sót: Hạn chế sai sót trong lưu trữ và quản lý tài liệu.
- Tăng năng suất: Giảm thời gian tìm kiếm và xử lý tài liệu, giúp nhân viên tập trung vào công việc chuyên môn.
4. Tiết kiệm chi phí vận hành
- Giảm chi phí in ấn: Hạn chế việc sử dụng giấy tờ và mực in, góp phần bảo vệ môi trường.
- Tối ưu hóa quy trình: Tự động hóa các quy trình thủ công, giảm thiểu chi phí quản lý.
- Nâng cao hiệu quả tài nguyên: Tối ưu hóa chi phí đầu tư vào thiết bị và phần mềm.
Các loại tài liệu cần số hóa
- Thư từ chính thức: Công văn, thông báo, thư từ với khách hàng, đối tác – giúp lưu trữ, truy cập dễ dàng.
- Giấy tờ tài chính: Hóa đơn, chứng từ, báo cáo tài chính – bảo mật thông tin, truy xuất nhanh chóng.
- Bản vẽ công trình: Lưu trữ an toàn, dễ chỉnh sửa và chia sẻ.
- Bản đồ khảo sát: Tối ưu hóa quản lý, sử dụng và chia sẻ.
- Tài liệu giảng dạy: Dễ truy cập, nâng cao hiệu quả giảng dạy.
- Hợp đồng thỏa thuận: Quản lý hiệu quả và bảo mật thông tin.
- Hồ sơ bệnh án: Bảo mật thông tin, hỗ trợ chẩn đoán, điều trị.
- Hồ sơ nhân sự: Tối ưu hóa quản lý hồ sơ nhân viên.
- Hóa đơn, biên lai: Lưu trữ an toàn, đối chiếu dễ dàng.
Những lý do nên chọn Việt Tín Global:
- Đội ngũ phiên dịch viên chuyên nghiệp: Tất cả phiên dịch viên của chúng tôi đều có trình độ cao, được đào tạo bài bản và có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực phiên dịch đàm phán.
- Chuyên môn đa dạng: Chúng tôi có đội ngũ phiên dịch viên chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực khác nhau như kinh doanh, pháp lý, y tế, công nghệ…
- Dịch vụ toàn diện: Từ chuẩn bị tài liệu, hỗ trợ trong quá trình đàm phán đến tổng kết sau buổi đàm phán, Việt Tín Global luôn đồng hành cùng khách hàng trong mọi giai đoạn.
- Bảo mật thông tin: Chúng tôi cam kết bảo mật tuyệt đối mọi thông tin liên quan đến cuộc đàm phán của khách hàng.
- Linh hoạt và thích ứng nhanh: Đội ngũ của chúng tôi có khả năng xử lý tốt các tình huống bất ngờ, đảm bảo cuộc đàm phán diễn ra suôn sẻ.
Với Việt Tín Global, bạn có thể yên tâm rằng mọi thông điệp của bạn sẽ được truyền tải chính xác và hiệu quả, góp phần vào sự thành công của cuộc đàm phán.
Khách hàng của chúng tôi :
- Nhận Báo Giá Miễn Phí Hotline: 0962 186 696
Thành tựu chúng tôi đạt được :
Liên hệ Việt Tín Global
Việt Tín Global là Công Ty Cung Cấp Giải Pháp NGÔN NGỮ & BPO OUTSOURCING HÀNG ĐẦU VIỆT NAM, tự hào là đối tác tin cậy của nhiều doanh nghiệp trong và ngoài nước trong lĩnh vực dịch thuật chuyên ngành. Chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe và đáp ứng mọi nhu cầu của quý khách hàng.
Để biết thêm chi tiết về dịch vụ cung cấp số hoá tài liệu , quý khách vui lòng liên hệ với chúng tôi qua:
Nhận Báo Giá Miễn Phí
-
-
Về ViettinBPO
NHÀ CUNG CẤP GIẢI PHÁP NGÔN NGỮ & BPO OUTSOURCING HÀNG ĐẦU VIỆT NAM
Việt Tín Global là công ty cung cấp giải pháp ngôn ngữ và BPO outsourcing hàng đầu Việt Nam. Với đội ngũ dịch thuật chuyên nghiệp và quy trình kiểm soát chất lượng chặt chẽ, chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ số hoá tài liệu , nhanh chóng và phù hợp với từng thị trường.
Hãy liên hệ với chúng tôi để biết thêm chi tiết và nhận báo giá dịch vụ số giá tài liệu
Hotline: 0962 186 696
Email: Sales@viettinbpo.com
Địa Chỉ: Số 18 Ngõ 497 Nguyễn Trãi – Thanh Xuân – Hà Nội
-
