Dịch vụ số hóa tài liệu: Giải pháp tối ưu cho quản lý tài liệu hiệu quả

15/04/2024

Trong thế giới ngày nay việc số hóa tài liệu ngày càng phổ biến và ngày càng quan trọng hóa trong mọi lĩnh vực. Việc quản lý tài liệu hiệu quả trở nên cực kỳ quan trọng đối với doanh nghiệp không chỉ giúp tăng cường hiệu suất làm việc mà còn đảm bảo tính bảo mật và sẵn sàng truy cập dữ liệu.

Tuy nhiên quản lý tài liệu truyền thống đối mặt với nhiều thách thức, từ việc lưu trữ không gian đòi hỏi đến nguy cơ mất mát hoặc hỏng hóc tài liệu. Điều này gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc tìm kiếm và sử dụng thông tin một cách hiệu quả.

Lợi ích của dịch vụ số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu mang lại lợi ích không nhỏ trong việc tiết kiệm không gian lưu trữ, thay vì cần một nơi lưu trữ lớn, chúng ta giờ đây chỉ cần một hệ thống lưu trữ điện tử. Điều này không chỉ giảm thiểu chi phí thuê mặt bằng mà còn góp phần bảo vệ môi trường nhờ giảm lượng giấy sử dụng.

An toàn bảo mật cũng được nâng lên đáng kể khi tài liệu số được bảo quản trong hệ thống điện tử, giảm thiểu nguy cơ mất, hỏng hay thất thoát thông tin.

Với hệ thống quản lý tài liệu điện tử việc tìm kiếm và truy xuất thông tin trở nên nhanh chóng và hiệu quả, giúp cải thiện đáng kể hiệu quả công việc. Bên cạnh đó, số hóa tài liệu còn hỗ trợ tự động hóa nhiều quy trình, tiết kiệm thời gian và công sức.

Tất cả những điều này đều chứng minh rằng số hóa tài liệu là một bước tiến vượt bậc giúp doanh nghiệp khẳng định được sự hiện đại, linh hoạt và là một phần của nỗ lực chung trong việc bảo vệ môi trường.

Dịch vụ số hóa tài liệu của ViettinBPO: giải pháp tối ưu cho quản lý tài liệu hiệu quả.

Hiểu rõ tầm quan trọng của việc quản lý tài liệu một cách hiệu quả, ViettinBPO đã triển khai dịch vụ số hóa tài liệu toàn diện, góp phần giải quyết những bất cập mà việc quản lý tài liệu truyền thống gặp phải và mang đến giải pháp tối ưu cho mọi doanh nghiệp. Chúng tôi tiên phong trong việc áp dụng các công nghệ hiện đại và áp dụng nền tảng kiến thức chuyên môn sâu rộng nhằm đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi từ hệ thống quản lý tài liệu trên giấy sang kỹ thuật số, một cách mượt mà và hiệu quả nhất.

Từ việc quét và chuyển đổi tài liệu giấy thành dữ liệu số đến việc tổ chức và lưu trữ tài liệu số một cách có hệ thống, dịch vụ của ViettinBPO cam kết mang lại một hệ thống quản lý tài liệu tiện ích, dễ sử dụng, hiệu quả và bảo mật cao. Dịch vụ số hóa tài liệu của chúng tôi mở ra cánh cửa tiềm năng to lớn cho doanh nghiệp, góp phần cải thiện đáng kể hiệu suất làm việc, tiết giảm chi phí và tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.

Hãy cùng ViettinBPO bước vào tương lai số hóa và nâng cấp cách bạn quản lý tài liệu ngay hôm nay.

Quy trình thực hiện dịch vụ số hóa tài liệu tại ViettinBPO

Sau đây là quy trình thực hiện số hóa tài liệu tại ViettinBPO:

Bước 1: Nhận dữ liệu và phân loại dữ liệu:
- Nhận dữ liệu cần số hoá tài liệu.
- Phân loại dữ liệu, gỡ ghim kẹp.
- Làm phẳng file tài liệu.
- Tách riêng tài liệu hư hỏng, rách (nếu có).
Bước 2: Scan tài liệu:
- Scan và hệ thống hoá tài liệu( đặt tên file, sắp xếp file theo yêu cầu ).
- Đóng ghim lại theo tổ chức tài liệu ban đầu.
Bước 3: Xử lí hậu kì – kiểm tra tài liệu quét:
- Kiểm tra tài liệu đã được số hoá.
- Chuyển tài liệu sang dạng PDF.a .
Bước 4: Nhập liệu và định dạng kí tự ( OCR ):
- Xây dựng form nhập liệu chuẩn danh mục thông tin và quy định kỹ thuật theo yêu cầu.
- Nhập liệu.
- QC check lại dữ liệu.
Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao tài liệu:
- Bàn giao tài liệu số hoá và bàn giao tài liệu gốc.
- Nghiệm thu dữ liệu.

Cam kết của ViettinBPO

ViettinBPO tự hào cam kết mang lại dịch vụ xuất sắc với đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, giàu kinh nghiệm. Chúng tôi đầu tư vào trang thiết bị hiện đại và ứng dụng công nghệ hàng đầu để tối ưu hóa quy trình làm việc, đảm bảo đem đến những sản phẩm dịch vụ chất lượng cao nhất.

ViettinBPO luôn thiết lập mức giá cạnh tranh trên thị trường đồng thời không ngừng nâng cao uy tín và dịch vụ của mình để xứng đáng với sự tin tưởng của khách hàng. An ninh và bảo mật thông tin luôn là ưu tiên hàng đầu, chúng tôi cam kết bảo vệ mọi thông tin khách hàng một cách an toàn tuyệt đối.

Chúng tôi hiểu rằng niềm tin của khách hàng là tài sản quý giá nhất và ViettinBPO sẽ tiếp tục nỗ lực không ngừng để duy trì và phát triển mối quan hệ đó thông qua chất lượng dịch vụ và cam kết vững chắc của mình.

Một số câu hỏi thường gặp khi sử dụng dịch vụ số hoá tài liệu

Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về dịch vụ số hóa tài liệu:

Quy trình số hoá tài liệu mất bao lâu ?

Thời gian cụ thể để hoàn thành quy trình số hóa tài liệu có thể biến đổi tùy thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm:

Khối lượng và loại tài liệu: Số lượng và loại hình của tài liệu cần số hóa sẽ ảnh hưởng đến thời gian cần thiết. Số lượng lớn và đa dạng của các tài liệu sẽ yêu cầu thời gian và công sức nhiều hơn để số hóa.
Định dạng và chất lượng của tài liệu: Các tài liệu được cung cấp trong định dạng và chất lượng khác nhau cũng có thể ảnh hưởng đến quy trình số hóa. Ví dụ, tài liệu được cung cấp dưới dạng tệp PDF có thể dễ dàng số hóa hơn so với các tài liệu quét từ giấy.
Phức tạp của tài liệu: Một số tài liệu có tính phức tạp cao hơn, ví dụ như tài liệu chứa nhiều hình ảnh, biểu đồ, hoặc định dạng đặc biệt, có thể đòi hỏi thêm thời gian để xử lý và số hóa một cách chính xác.
Công nghệ và quy trình số hóa: Sử dụng công nghệ tiên tiến và quy trình số hóa hiệu quả có thể giúp rút ngắn thời gian số hóa. Tuy nhiên, việc đảm bảo tính chính xác và chất lượng của tài liệu cũng là yếu tố quan trọng không thể bỏ qua.

Tóm lại, quy trình số hóa tài liệu có thể mất từ vài ngày đến vài tuần hoặc thậm chí vài tháng, tùy thuộc vào các yếu tố trên. Để biết thời gian cụ thể, bạn nên liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp dịch vụ số hóa để được tư vấn chi tiết và định lượng.

Dịch vụ số hoá tài liệu phù hợp với những loại tài liệu nào ?

Dịch vụ số hóa tài liệu thích hợp cho một loạt các loại tài liệu bao gồm nhưng không giới hạn:

Tài liệu giấy: Bất kỳ tài liệu nào được in trên giấy, bao gồm hợp đồng, hóa đơn, báo cáo, bài báo, sách, và văn bản hành chính.
Tài liệu hình ảnh: Hình ảnh chụp từ máy ảnh, máy quét, hoặc các thiết bị khác có thể được số hóa để chuyển đổi thành dạng điện tử.
Tài liệu PDF và các định dạng điện tử khác: Tài liệu PDF, các tệp văn bản, bảng tính, bài thuyết trình, và các định dạng tương tự khác cũng có thể được số hóa.
Bản vẽ kỹ thuật: Bản vẽ kỹ thuật, sơ đồ, và các tài liệu thiết kế khác cũng có thể được số hóa để dễ dàng quản lý và chia sẻ.
Tài liệu lịch sử và di sản văn hóa: Các tài liệu lịch sử, báo cáo nghiên cứu, tư liệu về di sản văn hóa cũng có thể được số hóa để bảo tồn và phân phối.
Tài liệu y tế và hồ sơ bệnh nhân: Hồ sơ y tế, kết quả xét nghiệm, và các tài liệu liên quan đến y tế cũng có thể được số hóa để quản lý dễ dàng và bảo mật.

Tóm lại dịch vụ số hóa tài liệu phù hợp với mọi loại tài liệu cần được chuyển đổi thành dạng điện tử để dễ dàng quản lý, truy cập và chia sẻ.

Làm thế nào để tôi có thể truy cập và quản lý tài liệu số sau khi được số hóa?

Sau khi tài liệu của bạn đã được số hóa, bạn có thể truy cập và quản lý chúng thông qua các phương tiện sau:

Hệ thống quản lý tài liệu (DMS): Một hệ thống quản lý tài liệu được tạo ra để lưu trữ, quản lý và truy cập vào các tài liệu số hóa. Bạn có thể sử dụng giao diện web hoặc ứng dụng di động để truy cập vào DMS và tìm kiếm, xem, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu của mình.
Hệ thống lưu trữ điện tử: Tài liệu số hóa có thể được lưu trữ trên các dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox, OneDrive, hoặc trên máy chủ nội bộ của doanh nghiệp. Bạn có thể truy cập vào các tệp tin từ bất kỳ thiết bị nào kết nối Internet.
Tìm kiếm và chỉ mục: Các hệ thống quản lý tài liệu thường cung cấp tính năng tìm kiếm và chỉ mục, cho phép bạn dễ dàng tìm kiếm tài liệu dựa trên tiêu đề, nội dung, hoặc thẻ từ khóa.
Quyền truy cập và bảo mật: Bạn có thể thiết lập quyền truy cập cho người dùng khác để họ có thể xem, chỉnh sửa hoặc chia sẻ tài liệu. Điều này giúp đảm bảo tính bảo mật và quản lý được quyền truy cập vào tài liệu.
Sao lưu và khôi phục: Hệ thống lưu trữ tài liệu số thường có tính năng sao lưu tự động, đảm bảo rằng bạn không bao giờ mất dữ liệu. Nếu cần, bạn có thể khôi phục lại tài liệu từ các phiên bản trước đó.

Tóm lại, bạn có nhiều cách để truy cập và quản lý tài liệu số sau khi chúng đã được số hóa, và lựa chọn phụ thuộc vào nhu cầu và hệ thống của doanh nghiệp bạn.

Tôi cần phải làm gì nếu tôi muốn yêu cầu sao lưu hoặc tái tạo lại tài liệu sau khi đã số hóa?

Nếu bạn muốn yêu cầu sao lưu hoặc tái tạo lại tài liệu sau khi chúng đã được số hóa, bạn có thể thực hiện các bước sau:

Liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ số hóa: Đầu tiên, bạn nên liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ số hóa của mình để thông báo về nhu cầu của bạn. Cung cấp thông tin chi tiết về tài liệu mà bạn muốn sao lưu hoặc tái tạo lại.
Xác định yêu cầu cụ thể: Cho biết liệu bạn muốn yêu cầu sao lưu toàn bộ tập tin hoặc chỉ một phần cụ thể. Nếu bạn muốn tái tạo lại tài liệu, hãy cung cấp thông tin chi tiết về phiên bản hoặc thời điểm cụ thể mà bạn muốn khôi phục.
Xác nhận phí và thời gian xử lý: Nhà cung cấp dịch vụ sẽ cung cấp cho bạn thông tin về phí và thời gian xử lý để sao lưu hoặc tái tạo lại tài liệu. Hãy xác nhận rằng bạn đồng ý với các điều khoản này trước khi tiếp tục.
Chờ xử lý: Sau khi bạn đã xác nhận yêu cầu, nhà cung cấp dịch vụ sẽ tiến hành sao lưu hoặc tái tạo lại tài liệu theo yêu cầu của bạn. Hãy chờ đợi thông báo về việc hoàn thành từ họ.
Xác nhận và kiểm tra: Khi quy trình đã hoàn tất, nhà cung cấp sẽ cung cấp cho bạn tài liệu sao lưu hoặc tái tạo lại. Hãy kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo rằng các tài liệu đều đúng và đầy đủ.

Bằng cách thực hiện các bước trên và tương tác chặt chẽ với nhà cung cấp dịch vụ số hóa, bạn có thể dễ dàng yêu cầu sao lưu hoặc tái tạo lại tài liệu một cách hiệu quả.