Số hóa văn bản – từ ngữ đã trở nên gần gũi với từng bước tiến của chúng ta trong kỷ nguyên kỹ thuật số. Công việc và cuộc sống hàng ngày của chúng ta ngày càng gắn liền với việc chuyển đổi các hoạt động truyền thống thành dạng số như thanh toán trực tuyến, gửi email hay thậm chí là giải trí với các bộ phim trực tuyến.
Bài viết sau đây của ViettinBPO sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về từng bước quy trình này và áp dụng số hóa văn bản một cách hiệu quả.
I. Số hóa văn bản: Định nghĩa và Ý nghĩa
Số hóa văn bản là bước tiến cực kỳ quan trọng trong việc chuyển đổi số giúp cho việc lưu trữ và xử lý các tài liệu trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Không chỉ là việc chuyển đổi những hồ sơ dễ bị tổn thất khi để dạng giấy sang dạng điện tử, số hóa còn cho phép việc tìm kiếm, truy cập và chia sẻ tài liệu diễn ra nhanh chóng và thuận tiện, giảm thiểu các rủi ro mất mát hay hư hại.
Các loại văn bản thường được số hóa trong môi trường doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở hồ sơ nhân viên hay hồ sơ dự án mà còn mở rộng ra tài liệu kinh doanh, hợp đồng kinh doanh, hồ sơ khách hàng và nhiều loại tài liệu giấy tờ khác. Việc chuyển đổi này không những tạo ra dữ liệu số dễ quản lý hơn mà còn góp phần bảo vệ môi trường khi giảm lượng tiêu thụ giấy và không gian cần thiết để lưu trữ chúng.
Số hóa văn bản không đơn thuần chỉ là quét và lưu trữ – nó còn liên quan đến việc tối ưu hóa quy trình làm việc thông qua việc tích hợp các hệ thống quản lý tài liệu thông minh, từ đó tăng cường hiệu suất và khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp trong thời đại số này.
II. Tính Chất Lợi ích Của Số Hóa Văn Bản
Việc số hóa văn bản mang lại nhiều lợi ích bao gồm tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý cung cấp khả năng tìm kiếm và xử lý thông tin dễ dàng hơn. Đồng thời, công việc số hóa văn bản giúp doanh nghiệp giảm bớt rủi ro mất mát giấy tờ quan trọng và tài liệu lâu năm do hệ thống lưu trữ truyền thống gây ra.
1. Số hóa văn bản và lợi ích tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
Trong quản lý thủ công của nhiều doanh nghiệp hiện nay việc phải đối mặt với rất nhiều giấy tờ, sổ sách và hồ sơ gây ra không ít khó khăn. Những phương thức làm việc truyền thống này không những tốn nhiều thời gian mà còn làm tăng chi phí lên đáng kể. Cụ thể, các công ty phải chi một khoản không nhỏ cho việc sử dụng giấy in, mực in, điện năng bên cạnh đó là các chi phí phát sinh liên quan đến việc tuyển dụng và duy trì số lượng nhân viên lớn nhằm đảm bảo công việc xử lý và bảo quản các tài liệu được thực hiện suôn sẻ.
Chẳng hạn việc áp dụng phần mềm số có thể giúp các doanh nghiệp cắt giảm chi phí đáng kể. Nhờ khoa học kỹ thuật, doanh nghiệp dễ dàng tập trung vào công việc cốt lõi hơn thậm chí là đầu tư để phát triển mảng kinh doanh chính, tăng lợi nhuận và hiệu suất làm việc.
2. Tăng năng suất nhân sự thông qua số hóa văn bản
Khi doanh nghiệp bắt tay vào số hóa văn bản hiệu quả công việc của nhân viên sẽ được cải thiện một cách rõ rệt. Ví dụ như trước đây khi còn dùng hệ thống quản lý giấy tờ truyền thống nhân viên mất nhiều thời gian chỉ để tìm kiếm tài liệu cần thiết và như thế vừa khiến quá trình làm việc kéo dài vừa gây ra sự lãng phí không cần thiết trong tiến trình làm việc.
Công cụ số hóa giúp tra cứu và truy cập tài liệu trở nên nhanh chóng và thuận tiện giúp nhân viên dành thời gian cho những công việc quan trọng hơn.
3. Thuận lợi xử lý thông tin với số hóa văn bản
Số hóa tài liệu giúp tổ chức và doanh nghiệp tìm kiếm thông tin nhanh chóng, ít bị giới hạn bởi vị trí và cách xử lý dữ liệu truyền thống. Tất cả dữ liệu có thể chuyển qua định dạng số để đồng bộ hoá quy trình làm việc. Ngay cả khi làm việc từ xa nhân viên vẫn có thể truy cập tài liệu qua Internet hoặc hệ thống lưu trữ chung, giải quyết thách thức thông tin linh hoạt và hiệu quả đặc biệt khi không thể có mặt tại văn phòng.
4. Đảm bảo an toàn dữ liệu doanh nghiệp thông qua số hóa văn bản
Mỗi doanh nghiệp đều giữ các thông tin nhạy cảm và bảo mật cho chúng là cực kỳ quan trọng. Số hóa tài liệu tăng cường an ninh dữ liệu, cho phép quản lý và cập nhật tài liệu linh hoạt. Việc thiết lập phân quyền cụ thể đảm bảo chỉ những người có ủy quyền mới truy cập được dữ liệu, đồng thời giúp theo dõi việc truy cập và sử dụng thông tin. Hơn nữa việc lưu trữ thông tin trên máy tính hay đám mây giúp doanh nghiệp kiểm soát hoàn toàn dữ liệu của mình.
5. Số hóa văn bản giúp hạn chế rủi ro mất mát dữ liệu
Doanh nghiệp thường phải đối mặt với nhiều rủi ro từ sơ suất con người … ảnh hưởng xấu tới sự phát triển của công ty. Số hóa tài liệu là giải pháp quan trọng để hạn chế rủi ro và bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp. Nếu chỉ dùng phương pháp cũ, thông tin doanh nghiệp có thể trở nên lạc hậu và giảm hiệu suất lao động. Số hóa giờ đây đã là “chuẩn mực mới” giúp doanh nghiệp cập nhật và cạnh tranh tốt hơn.
III. ViettinBPO: Giải pháp Tối Ưu Hỗ Trợ Quản Lý Số Hóa Văn Bản
Dù việc lưu trữ tài liệu giấy vẫn giữ vai trò của nó thì nhịp độ của thời đại số đã đẩy nhu cầu số hóa tài liệu lên cao, buộc mọi tổ chức và doanh nghiệp từ công đến tư phải bắt kịp với xu hướng xử lý khối lượng lớn văn bản điện tử ngày càng tăng.
ViettinBPO mang lại giải pháp Văn phòng số đầy tiện ích cho doanh nghiệp bao gồm:
- Giúp tiết kiệm không gian, tài nguyên bằng cách lưu trữ trung tâm văn bản số trong hệ thống gọn gàng.
- Truy xuất thông tin nhanh chóng với tìm kiếm theo metadata tìm chính xác với số hoặc từ khóa.
- Cắt giảm thời gian, chi phí di chuyển, liên lạc, phê duyệt, thực hiện tác vụ trên một màn hình.
- Ứng dụng di động nâng cao tốc độ làm việc nhân viên và quản lí có thể trình duyệt hồ sơ mọi lúc, mọi nơi.
- Tự động hoá quy trình quản lý văn bản, giảm thiểu sai sót, đảm bảo quy trình chuẩn mực.
- Linh động tùy chỉnh quy trình theo nhu cầu doanh nghiệp, dễ dàng thay đổi quy trình theo thời gian.
- Theo dõi lịch sử thao tác, xác định trách nhiệm cá nhân, nhận diện vấn đề trong quy trình.
- Phân quyền chi tiết đến từng cá nhân, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin và dữ liệu.
ViettinBPO Đối tác tin cậy của bạn trong lĩnh vực Số hoá dữ liệu
Hotline: 0986 184 978
Email: Sales@viettinbpo.com
