Số hóa dữ liệu là một phần không thể thiếu trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số của doanh nghiệp. Với sự bùng nổ của công nghệ thông tin và tự động hóa việc số hóa tài liệu đã trở thành một yếu tố không thể thiếu đối với mọi doanh nghiệp, nhằm tối ưu hóa quản lý hồ sơ, tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu quả hoạt động. Dưới đây là quy trình quan trọng cần tuân thủ khi thực hiện số hóa dữ liệu doanh nghiệp.
Số hóa dữ liệu là gì?
Đây là quá trình Số hoá mà chuyển đổi dữ liệu từ hình thức vật lý hoặc vật chất sang dạng kỹ thuật số. Sau đó hệ thống máy tính sẽ tiếp nhận và xử lý thông tin. Các dữ liệu này có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, phụ thuộc vào tính chất cụ thể của từng tài liệu.
Số hoá dữ liệu là một hình thức số hóa nhằm chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý hoặc vật chất sang dạng kỹ thuật số
Mọi loại dữ liệu phổ biến như văn bản, hình ảnh hoặc âm thanh đều có thể được ghi và hiển thị bằng các thiết bị như máy tính hoặc điện thoại. Giải pháp này đáp ứng nhu cầu tìm kiếm dữ liệu nhanh chóng và hỗ trợ người dùng trong quá trình tìm kiếm hoặc kiểm soát lại các loại dữ liệu khác một cách linh hoạt hơn.
Các loại tài liệu nên được Số hoá dữ liệu:
Số hoá tài liệu không bị ràng buộc về loại hình tuy nhiên các dữ liệu sau nên được ưu tiên đặt cho các loại tài liệu sau đây:
- Thư từ chính thức
- Thỏa thuận hợp đồng
- Chứng từ tài chính
- Hồ sơ nhân sự
- Hồ sơ y tế
- Bản đồ địa hình
- Hóa đơn, phiếu thu
Ưu điểm của số hóa tài liệu:
Lưu trữ dữ liệu tốt hơn:
Việc số hóa tài liệu đem lại lợi ích tiết kiệm không gian và chi phí lưu trữ trong doanh nghiệp. Dữ liệu số hóa cũng được bảo vệ hiệu quả hơn, miễn nhiễm với các yếu tố bên ngoài như mối mọt, mục nát, cháy và ẩm so với các tài liệu lưu trữ truyền thống trên giấy.
Số hóa tài liệu đóng vai trò quan trọng trong việc tiết kiệm không gian và giảm chi phí lưu trữ tài liệu trong doanh nghiệp.
Tiện lợi truy cập dữ liệu từ mọi nơi:
Dữ liệu kỹ thuật số dễ dàng truy cập từ mọi nơi. Bạn có thể tìm kiếm hàng trăm trang bài báo và tài liệu một cách thuận tiện mà không cần phải truy cập vào kho lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp của bạn.
Nâng cấp tính linh hoạt trong việc trao đổi dữ liệu:
Sự linh hoạt và tốc độ trong việc trao đổi dữ liệu giữa người quản lý và các phòng ban cũng như giữa cấp dưới và cấp trên đã được cải thiện đáng kể.
Kiểm tra và báo cáo dữ liệu một cách linh hoạt hơn:
Số hóa dữ liệu mang lại sự thuận tiện cho việc kiểm tra và báo cáo. Nhân viên không cần phải mang, di chuyển và sắp xếp tài liệu từ chỗ này qua chỗ khác. Việc di chuyển tài liệu quá nhiều có thể dễ dẫn đến thất lạc. Số hóa dữ liệu giúp giảm bớt trọng lượng và tạo điều kiện thuận lợi cho việc truy cập, trình bày và xử lý tài liệu.
Tìm kiếm thông tin dễ dàng:
Khi cần tìm kiếm thông tin trong hàng trăm tài liệu, việc sử dụng tài liệu giấy sẽ mất nhiều thời gian, trong khi tài liệu điện tử sẽ tiết kiệm thời gian hơn vì bạn có thể tìm kiếm thông tin mục tiêu một cách nhanh chóng mà không cần phải đọc từ đầu đến cuối.
Giảm chi phí vận hành:
Đầu tư vào máy in, giấy, máy móc, mực in, lưu trữ dữ liệu… Đó là một chi phí lớn hàng tháng. Lưu trữ dữ liệu kỹ thuật số không chỉ thuận tiện mà còn giảm gánh nặng chi phí cho các doanh nghiệp.
Quy trình số hoá tài liệu trong doanh nghiệp:
Số hoá tài liệu được ghi nhận là phương pháp tối ưu giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề khó khăn về quản lý, truy xuất, chia sẻ và bảo mật tài liệu. Dưới đây là 5 bước của quy trình số hoá tài liệu:
Bước 1 : Thu thập dữ liệu lưu trữ
Các loại dữ liệu cũng như tài liệu sẽ được thu thập dựa vào mục đích ban đầu của doanh nghiệp. Tùy thuộc vào mục tiêu lưu trữ của doanh nghiệp, thì cách thu thập tài liệu cũng sẽ có sự khác nhau.
Các loại dữ liệu cũng như tài liệu sẽ được thu thập dựa vào mục đích ban đầu của doanh nghiệp.
Cụ thể nếu mong muốn của doanh nghiệp là chuẩn hóa các dữ liệu liên quan đến danh sách nhân sự, thì phòng nhân sự sẽ chọn các loại hồ sơ cơ bản về thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, bảng lương,… Hoặc khi số hóa để bảo mật tài liệu lưu trữ thì tài liệu được chọn phải là tài liệu thuộc diện quý, hiếm theo quy định của pháp luật.
Bước 2 : Chuẩn bị tài liệu
Nhiệm vụ của người phụ trách ở bước này bao gồm:
- Phân loại và lựa chọn các bìa cứng để kẹp tài liệu sau đó ghim kẹp và làm phẳng các trang tài liệu.
- Phân loại tài liệu đặc biệt là những tài liệu rách hoặc hỏng cần được xử lý một cách cẩn thận để đảm bảo không mất mát thông tin.
- Tuỳ thuộc vào loại tài liệu và chất liệu khác nhau, kỹ thuật scan cần áp dụng có thể khác nhau do đó doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ lưỡng trước khi bắt đầu quy trình.
- Các phương pháp scan tài liệu hiện nay bao gồm scan từng tờ tài liệu cho hồ sơ thông thường và sử dụng công nghệ bookscan cho việc số hóa dữ liệu theo quyển.
- Người phụ trách cần phải chuẩn bị tài liệu một cách cẩn thận để đảm bảo quá trình số hóa diễn ra một cách thuận lợi.
Bước 3: Thiết lập hệ thống
Trong quá trình thiết lập hệ thống này người phụ trách cần tiến hành đặt tên file, xác định định dạng và phân loại tài liệu theo cách tổ chức hợp lý và logic nhất. Sau đó danh mục tài liệu số hóa sẽ được tạo và các tài liệu sẽ được gắn vào danh mục thông qua phần mềm ứng dụng, từ đó tạo ra các thông tin mô tả (metadata). Đồng thời tài liệu sẽ được định dạng theo mục tiêu số hóa đã được xác định trước.
Đây là một bước quan trọng và quyết định trong quá trình chuyển đổi tài liệu truyền thống thành tài liệu số hóa. Nếu có sự nhầm lẫn ở bước này, toàn bộ quy trình phía sau có thể bị gián đoạn và dẫn đến sai sót trong thông tin.
Bước 4: Kiểm tra dữ liệu sau khi đã số hóa dữ liệu
Ở bước này người phụ trách cần kiểm tra lại toàn bộ dữ liệu đã số hoá, nếu dữ liệu nào chưa đạt yêu cầu thì thực hiện lại. Các tiêu chí kiểm tra cho tài liệu sau khi đã số hóa bao gồm:
- Tài liệu phải đảm bảo về chất lượng và số lượng.
- Định dạng tài liệu đầu ra trong quá trình số hóa thường là PDF tuy nhiên cũng có thể thay đổi tùy theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao tài liệu
Sau khi hoàn tất quá trình số hóa người phụ trách cần bàn giao tài liệu đã số hóa kèm theo tài liệu gốc, tuân thủ các yêu cầu bảo mật. Công việc này cũng bao gồm việc kết xuất và lưu trữ thông tin vào hệ thống lưu trữ của doanh nghiệp, như máy chủ hoặc thiết bị lưu trữ. Trong quá trình kiểm tra, cần phải chú ý cẩn thận để đảm bảo rằng tất cả các tài liệu số hóa đã được đầy đủ và không có sai sót.
Chi phí số hóa tài liệu
Đầu tư vào phần mềm hoặc thiết bị số hóa chuyên dụng có thể là một chi phí đáng kể cho quá trình số hóa tài liệu. Tuy nhiên đây là một khoản đầu tư quan trọng để đảm bảo tính ổn định của quá trình số hóa từ giai đoạn phát triển, bảo tồn, lưu trữ cho đến khai thác dữ liệu. Ngoài ra việc đào tạo nhân sự cũng đòi hỏi một khoản chi phí đáng kể. Việc này là cần thiết để đảm bảo rằng nhân viên biết cách sử dụng hệ thống thông tin và triển khai sử dụng một cách chính xác để đạt được hiệu quả tối đa.
Số hóa dữ liệu là gì và nguồn lực cần bỏ ra hay thuê đơn vị số hoá tài liệu là vấn đề mà doanh nghiệp cần tính toán kỹ lưỡng. Ngày nay khi nhiều doanh nghiệp cung cấp dịch vụ số hoá mọc lên ngày càng nhiều và với các mức giá thuê linh hoạt, thì các doanh nghiệp có thể cân nhắc thuê hoặc tự thực hiện nếu doanh nghiệp có tiềm lực mạnh về nguồn lực và chuyên môn.
Biết vận dụng khoa học công nghệ là tài sản giúp doanh nghiệp phát triển trong hoạt động kinh doanh và có cơ hội tốt hơn để đạt hiệu quả cao. Nhất là việc đầu tư vào số hóa dữ liệu, số hóa doanh nghiệp hiệu quả từ đó đi đến thành công của chuyển đổi số.
ViettinBPO Đối tác tin cậy của bạn trong lĩnh vực Số hoá dữ liệu
Hotline: 0986 184 978
Email: Sales@viettinbpo.com
